Alcance del Proyecto

El alcance del proyecto es la descripción de lo que el proyecto va a producir. Empezando por el principio de la iniciación del proyecto, el equipo del proyecto detalla la información del proyecto.

Siguiendo los siguientes pasos:

1.  Gran Idea
2. Carta de proyecto
3. Descripción del alcance
4. Ámbito de aplicación del Plan de Gestión
5. Estructura de división de trabajo

1. Gran Idea

Inicialmente, una persona tiene una gran idea. La idea es que sea una maravillosa oportunidad de nuevo, o una solución para un problema. La empresa debe tener un proceso para Evaluar esta idea, para determinar hasta qué punto vale la pena tomarlo. Esto se hace en la fase inicial del proyecto. Alguien, a menudo de ventas o marketing, podría haber identificado una necesidad del cliente. 

2. Carta de proyecto

La carta es una descripción muy alto nivel del proyecto. Que debe ser 1-3 páginas, y debe contener una descripción del proyecto y el producto a elaborar, Los objetivos del proyecto, algunos fundamentos de negocio, las expectativas del presupuesto, lo que está incluido en el proyecto, lo que no está incluido, los supuestos y la información conocida sobre los riesgos del proyecto, y tal vez algo de información sobre el equipo y las habilidades necesarias.

El propósito de la Carta del Proyecto es:

·          

• Advertir a la organización del inicio de un nuevo proyecto;
• Transmitir información clave de este proyecto;
•  Dar reconocimiento formal y autoridad al Jefe del Proyecto; y
•  Acordar los detalles del proyecto clave entre el Patrocinador, el Propietario del Proyecto y el Jefe del Proyecto, de tal forma que éstos proporcionen una dirección para la fase de planificación.

Es el ‘contrato’ para la entrega del proyecto entre los propietarios del proyecto y el jefe del proyecto, estableciendo los límites temporales, alcance, riesgos, y las suposiciones y restricciones en las que se basa el cálculo para medir el éxito del proyecto.  A su vez también nombra puestos y responsabilidades, así como establece la autoridad del Jefe del Proyecto.

3. Descripción del alcance

Una vez que la carta ha sido aceptada, el siguiente paso es para eliminar la información contenida en la Carta para producir una Declaración de Alcance del Proyecto, el alcance es una descripción narrativa del proyecto. Trabajando a partir de la base de la información contenida en la Carta, la declaración del alcance se basa en la base, y explica en detalle la información para aclarar el producto y el proyecto.

El alcance del proyecto debe contener al menos los siguientes datos:

•          Necesidad del negocio
•          Justificación del proyecto
•          Descripción del producto
•          Entregables del Proyecto
•          Incluido / No Incluido
•          Objetivos Costo del proyecto
•          Objetivos del Programa del Proyecto
•          Objetivos del Proyecto de Calidad
•          Limitaciones del proyecto
•          Supuestos y riesgos del proyecto
•          Medidas de éxito

El alcance de un proyecto describe los límites del mismo y lo que el proyecto va a entregar, qué información se necesita y qué partes de la organización se verán afectadas. Dado un grupo de recursos y tiempo, un número de cosas se puede lograr.

La administración de cambios en el alcance inicia con la definición de qué es un cambio de alcance. Si el gerente del proyecto no ha definido bien el alcance inicial del proyecto, será tremendamente difícil administrar este alcance durante el proyecto. El propósito de la administración de cambios en el alcance es proteger la viabilidad de la definición del proyecto ya definida y aprobada. Cuando se definió el proyecto, también se definieron y estipularon las expectativas de resultados.

Durante la vida del proyecto es normal que se requieran ítems diferentes o adicionales a los incluidos en la definición original del proyecto. Debe ser claro para todas las partes que cumplir estos nuevos requerimientos con los mismos recursos de la definición anterior, es prácticamente imposible.

Es claro que la aprobación de los cambios en el alcance debe ser efectuada entre los clientes y proveedores del mismo, ya que es la única manera de que se alleguen los recursos adicionales necesarios y se ajusten las expectativas de los involucrados.

La administración del alcance no es siempre tan sencilla. Suceden problemas comunes. Uno de ellos es aceptar cambios pequeños que a simple vista no afectan mucho el proyecto, y se desconoce el efecto conjunto de muchos cambios pequeños. También se pueden tomar decisiones a un nivel menor del indicado, lo que implica que los "dueños" del resultado pueden no obtenerlo. Para evitar este segundo problema, se recomienda que los cambios en los entregables solo puedan ser aprobados por la gerencia de cada empresa. Por lo general estos cambios conllevan mayores costos y atrasan la obtención de los resultados, dos temas que impactan directamente a las gerencias de las empresas. 

          

  4.      Ámbito de aplicación del Plan de Gestión

Junto con la declaración del alcance actual, también necesitamos una política de gestión del alcance. En esta declaración se describe cómo el alcance será administrado y controlado. Nos aseguraremos de que la totalidad del proyecto y el alcance del producto están definidos y gestionados por la creación de la estructura de división del trabajo, que describimos a continuación, y mediante el seguimiento y control de las actividades.

5. Estructura de división de trabajo

En este punto, el alcance y los planes de gestión del alcance se han definido. Todavía es necesaria la construcción de una estructura para el proyecto, que será aún más clara acerca de los productos, y así sentar las bases para la planificación del proyecto y el presupuesto.

Esto se hará mediante la creación de una estructura de división del trabajo, o WBS. La creación de la WBS es el siguiente paso en la definición del alcance. Esta es la creación de una estructura, que identifica todos los resultados de los proyectos y actividades.