La responsabilidad de la alta dirección de una empresa es proteger, promover y fortalecer el negocio de la compañía. Cada gerente supervisa algunas áreas de la empresa en general, por lo general la gestión de un subconjunto de personal de la empresa.
Los más altos directivos no están familiarizados con los detalles de un solo proyecto, sino que no es su trabajo que lo sea. Ellos confían en su personal para mantenerlos informados de los aspectos de la labor en curso que deben tener en cuenta. Un buen directivo es capaz de comprender la situación en base a los informes que se le da, y ayudará con el apoyo necesario cuando se presentan los problemas.
La alta dirección está involucrada en todos los proyectos, por necesidad, porque, si no otra cosa, la alta gerencia es responsable de la asignación de los fondos. En cuanto a la gestión del proyecto, esto pone a la alta dirección en el papel de cliente (patrocinador) del proyecto.
El Cliente (patrocinador) es: El individuo o grupo dentro o fuera de la organización ejecutora que provee los recursos financieros, en efectivo o en especie, de la Guía PMBOK del proyecto.
Sus funciones son:
- Guardián de la "visión de negocio"
- Asignador de recursos, negociador
- Aclarar los temas críticos
- Enlace de comunicación
- Apoyo a la PM y el equipo
Se espera que la persona que proporciona la financiación tenga un interés significativo en el proyecto, y por lo general este es el caso. Así, la mayoría de los proyectos cuentan con el apoyo disponible que sea necesario.
Una vez que la relación se ha establecido satisfactoriamente, la alta dirección de la empresa proporcionará la comunicación hacia y desde los órganos de gestión. La alta dirección de la empresa puede ser llamada a ayudar con los problemas en la obtención de las habilidades necesarias. La alta dirección de la empresa que se abordarán, si es necesario para la gestión de los fondos de reserva. Y tal vez la alta dirección de la empresa tendrá que entrar en las discusiones de los clientes cuando los acuerdos son difíciles de obtener.
Una de las principales responsabilidades que debe tener la alta dirección es involucrarse en la evaluación del riesgo del proyecto. Esto no significa necesariamente que el que trabaja directamente con el equipo de la Evaluación de Riesgos. Debe estar al tanto de todos los riesgos potenciales, y debe asegurar que el equipo incluye el tiempo suficiente de contingencia, el dinero y los planes para garantizar el éxito del proyecto.
La alta dirección supervisará activamente todos los proyectos en forma permanente, y podrá solicitar información sobre el proyecto de vez en cuando son necesarios para su evaluación.
Siendo la alta dirección en las empresas la que tiene una incidencia preponderante en el rumbo de las organizaciones, a continuación detallo como la alta dirección puede visualizar los distintos aspectos relativos a la administración de proyectos.
Administración de la integración en proyectos: Este aspecto conlleva la integración de todos los elementos necesarios para llevar a buen término un proyecto: la planeación misma, la ejecución y el control de cambios. Es importante para la alta dirección asignar al equipo correcto para llevar a cabo las tareas descritas; incluso, otorgará dirección y pertinencia al proyecto si la alta dirección se involucra en el proceso de planeación, quizá no a nivel “micro”, pero, sí establecer las metas generales a lograr mediante la ejecución del proyecto bajo consideración. Asimismo, el equipo del proyecto podrá detallar posteriormente los alcances del plan, las distintas tareas y responsables para la ejecución de las mismas así como una política práctica para llevar a cabo el control de los cambios en los alcances a lo largo de la vida del proyecto.
Administración de alcances en proyectos: Parte importante para el éxito de un proyecto, es la correcta definición y cumplimiento de los alcances del mismo o dicho en forma concisa, qué trabajo se incluirá o no. Si bien el equipo técnico asignado por la alta dirección para el proyecto podrá definir el detalle de los alcances del mismo, la alta dirección puede establecer ciertos lineamientos en relación a la eficiencia esperada en la ejecución, así como las metas generales a lograr. Además de la definición de los mismos, la alta dirección deberá establecer mecanismos para la revisión periódica de su cumplimiento a lo largo de la vida del proyecto, para asegurar la correcta orientación y progresión del proyecto.
Administración del tiempo en proyectos: Desde la perspectiva de la alta dirección, se debe planear en lo general y respetar el tiempo (parcial o total) que dedicarán los recursos humanos a los proyectos bajo consideración. Un problema común es que tareas operativas no importantes y urgentes, roben tiempo a tareas no urgentes pero importantes de proyectos estratégicos, provocando que estos últimos sufran retrasos, o bien, poniendo su ejecución exitosa en riesgo.
Administración de costos en proyectos: En este aspecto, la alta dirección juega un rol importante, dado que, la asignación de recursos (humanos y materiales) a los proyectos está íntimamente ligada con los costos de los mismos y a la necesidad de su administración. Es importante ponderar todo lo requerido, incluyendo posibles contingencias, para tener una medición a priori y poder optimizar presupuestos, con la finalidad de contar con los recursos financieros indispensables para el logro exitoso de los proyectos pretendidos.
Administración de la calidad en proyectos: Aspectos como la planeación, aseguramiento y control de calidad son aspectos que también pueden y deben aplicarse en la administración de proyectos. La alta dirección en equipo con el área de calidad debe brindar la orientación general en relación a los estándares de calidad y, el equipo de ejecución del proyecto establecer las especificidades y mecanismos para llevar a cabo revisiones periódicas buscando el aseguramiento y control de calidad en los proyectos.
Administración de recursos humanos en proyectos: La alta dirección, trabajando de la mano con el departamento de recursos humanos (o el rol del mismo), debe identificar y asignar a los recursos humanos apropiados para una correcta ejecución de los proyectos, así como desarrollar las competencias de los mismos para incrementar la calidad de los resultados. Para el rol específico del administrador del proyecto, es importante contar con un perfil no sólo con los conocimientos adecuados, sino con la inteligencia emocional suficiente para coordinar esfuerzos y voluntades, manejar conflictos y sobrellevar los altibajos intrínsecos a la ejecución de proyectos.
Administración de la comunicación en proyectos: La comunicación a lo largo de la vida de los proyectos, también se debe planear para determinar la forma en que se diseminará la información, reportarán avances y se comunicarán las metas, tal que se pueda considerar que las distintas fases del proyecto se pueden dar por concluidas. En este sentido, es recomendable establecer juntas periódicas de revisión y control de avance durante la vida del proyecto. Dependiendo de la duración del proyecto y del número de avances susceptibles a revisarse, será la periodicidad en la programación de las juntas. Para evitar caer en reuniones improductivas, la alta dirección debe solicitar que el equipo responsable del proyecto establezca a priori, un calendario de revisión y control de avance, para ir con un fin concreto en mente y hacer el mejor uso del tiempo posible.
Administración del riesgo en proyectos: La alta dirección, en conjunto con el equipo ejecutor del proyecto, debe identificar los riesgos potenciales inherentes en la ejecución. De esta manera, es posible realizar una adecuada planeación del riesgo, establecer planes alternativos, de contingencia y definir una mecánica de monitoreo y control para la reducción de riesgos, entendiendo como riesgo todo aquello que pueda afectar negativamente el logro de los objetivos de un proyecto. Es importante en la administración del riesgo la adecuada planeación de “amortiguadores” en los proyectos, es decir, consideraciones que ayuden a atenuar o absorber el efecto de “imprevistos” que puedan repercutir negativamente en el logro de los objetivos: cambios en costos de materiales, problemas con recursos humanos, retrasos en tareas críticas, errores que impliquen repetir trabajo, etc.
Administración de proveedores: Una práctica común en la proveeduría de recursos para proyectos, en particular para recursos materiales, es contar con al menos tres proveedores antes de tomar una decisión, además, para el caso de materiales o productos que juegan un rol clave en la ejecución del proyecto, es recomendable, en la medida de lo posible, contar con materiales o productos equivalentes o de funcionalidad análoga (aunque sean de otras marcas); esto para los casos en que cierto material o producto falle en su suministro, o bien, un proveedor lo descontinúe y sea necesario utilizar alguno sustituto. Es conveniente para la alta dirección hacer equipo con el departamento de compras (o quien ejerza dicho rol) y el equipo ejecutor del proyecto para optimizar este rubro, optimizando así costos, tiempos y reduciendo el riesgo problemas con proveedores de productos o servicios íntimamente ligados con el éxito del proyecto.
El arte de la alta dirección consiste en dirigir las voluntades de las personas en la organización para un fin común, así pues, podemos tener “resueltos” todos los elementos: costos estudiados, tiempos definidos con lujo de detalle, las personas aparentemente adecuadas, los riesgos calculados, etc., pero, dada la temporalidad y unicidad (en algún sentido u otro) que caracteriza a los proyectos (y que los separa de la operación), muchas veces se presentan retos u obstáculos difíciles de sobrellevar que, sin una voluntad debidamente forjada y enfocada, no permitirán llegar a buen término. Es así que bajo estas circunstancias juega un rol preponderante la voluntad y el compromiso de la alta dirección, del equipo ejecutor y de los “accionistas” del proyecto, a pesar de la adversidad.
