Comunicaciones

Cuatro puntos importantes a considerar en esta sección, son:

·         Planificación de las Comunicaciones

·         Distribución de la información

·         Informes de rendimiento

·         Cierre administrativo

Si bien hay muchas comunicaciones oficiales relacionadas con los proyectos, incluyendo elementos como actas de reuniones, contratos, carta del proyecto, el estado informes, etc., la mayoría de las comunicaciones del proyecto son informales. Toda la comunicación afecta el proyecto, por lo que el PM y cada miembro del equipo deben ser conscientes de que la comunicación debería ser lo más preciso y lo más profesional posible.

Las comunicaciones del proyecto pueden ser orales o escritas. Incluso pueden ser no verbales, tales como expresiones faciales, el movimiento y la posición de manos / brazos / cuerpo, impresiones creadas por ropa, accesorios o maquillaje e incluso disposición de los muebles. De no existir la comunicación y no ser consciente de lo que se puede causar, las personas corren el riesgo de enviar mensajes no deseados, que pueden ser todo lo contrario a los mensajes que desean transmitir. Por lo que el PM debe asegurarse de que alguien en el equipo sea consciente de tales mensajes, y que las personas se ayuden mutuamente para asegurar que los mensajes que se transmiten son los deseados.

Aunque se recomienda que todos los planes y los resultados sean escritos, las comunicaciones del proyecto serán orales. Cuando no hay información que ha consecuencias jurídicas, tales como especificaciones, contratos o RFP, estas también deben ser cuidadosamente escritos y archivados para evitar cualquier posible malentendido. El equipo tiene que planificar todas las comunicaciones importantes del proyecto, en un nivel de detalle. Obviamente, el contenido específico no se puede planificar, ya que esto puede determinar que el proyecto evolucione.

Para cada comunicación el equipo necesita definir quién es el responsable para la comunicación, lo que van a comunicar, a quién, el fin de la comunicación, cuando, y a través de qué medios de comunicación. Parte de la información debe incluir y especificar el nivel de detalle requerido. Algunas comunicaciones implican la recaudación de información y algunos implican la distribución de la información.

El plan de comunicación en general debe contener información acerca de cada una de las áreas del proceso - la constitución, declaración de alcance, ámbito de aplicación del plan y la estructura de desglose del trabajo para definir el alcance, la gestión del riesgo plan, el plan de gestión de calidad, la información de programación, el presupuesto y plan de manejo de costos, información sobre el equipo y gestión de equipos, el plan de comunicación y el plan de adquisiciones. Esto puede ser la abreviatura de proyectos más pequeños, pero toda la información relevante debe ser documentada.

Los proyectos más grandes en general tienen una comunicación más estructurada, pero aún aquí, el equipo del proyecto todavía tiene que definir todos los detalles de lo particular, aunque el marco general se proporciona.

Muchos ingenieros están al tanto de modelo de Shannon para las comunicaciones.

Hay cierta información que debe ser comunicada. Esta información está codificada de alguna manera - del Inglés (u otros) el lenguaje, un diagrama, etc., La información codificada se transmite a través de un medio - tal vez por el aire, si dos personas están de pie hablando, o cuando un contrato firmado es enviado por correo, o correo electrónico.

La información transmitida se desplaza por una ruta de acceso al receptor, quien lo decodifica e interpreta la información que el emisor pretende enviar. Sin embargo, asociada a cada transmisión se encuentra una onda de ruido. El ruido puede ser cualquier factor como el medio ambiente, una reunión en una habitación con ventanas abiertas, puede introducirse por un participante u otros factores, tales como una mala transcripción de un mensaje de voz para un administrador o escribir mal el nombre de alguien. El ruido incluso puede ser generado por el receptor, que podría estar pensando en otra cosa mientras se escucha una presentación, o la interpretación de una palabra o frase diferente que el emisor pretende. Con el fin de asegurarse de que no se ocasionen problemas de codificación o la interferencia con la comunicación, siempre es conveniente incluir un circuito de retroalimentación, que puede ayudar a identificar el hecho de que la falta de comunicación se ha producido, y permitir la corrección temprana. En los casos en que la correcta comunicación es fundamental, es aconsejable incluir algunas redundancias, sólo en caso de que el principal de comunicación se ha perdido o dañado.

Comunicaciones orales deben mantenerse siempre a un nivel profesional, incluso cuando exista una tensión alta, o que se produzcan controversias.

Para todas las comunicaciones, los siguientes principios deben ser respetados:

·         Ser objetivo

·         No hay sorpresas

·         Comunicar lo que el oyente necesita / quiere

·         Establecer procedimientos y directrices para la comunicación

·         Mantener su atención

Ser objetivo

La mayoría de las comunicaciones del proyecto son objetivas. Sin embargo, en algunos entornos, la objetividad puede perderse. En un ambiente que está lleno con la política, mantener la objetividad puede ser bastante difícil, cuando el medio ambiente se convierte en estresante, especialmente durante un largo período de tiempo, la gente puede perder la objetividad. La política y el estrés tienden a ser parte de cada proyecto hasta cierto punto, por lo que mantener la objetividad se convierte en un reto en un proyecto.

Cuando la objetividad comienza a fallar, es importante que esto sea reconocido, y que todo el mundo comience a remediar el problema. También es importante que la gente se da cuenta que este es un problema natural con las comunicaciones del proyecto, y cuando esto suceda, tienen que abstenerse de culpar o señalar los dedos. Lo importante es corregir el problema y volver a realizar el trabajo.

No hay sorpresas

Esto significa que cuando una noticia tendrá un impacto en cualquiera de los interesados, esta noticia debe ser comunicada a las partes interesadas. Aunque las noticias son malas noticias. A nadie le gusta recibir malas noticias, y por lo tanto las personas dudan en comunicar las malas noticias. Pero si el proyecto va a llegar tarde, o por encima del presupuesto, o si las especificaciones de algunos no se cumplen, la gente necesita saber esto lo antes posible. De hecho, este conocimiento permitirá a la parte afectada planificar la nueva situación, en lugar de ser golpeado con el problema en el último minuto, cuando podría ser mucho más difícil de tratar con algunos de los problemas.

Comunicar lo que el oyente necesita / quiere

Considere la posibilidad de una reunión de gestión en que la alta dirección empresarial está revisando el estado de varios proyectos. Tal vez se hayan anteriores situaciones financieras de la empresa, y descubrió que en realidad no puede seguir financiando todos los proyectos que están actualmente en curso debido a que alguno proyecto crítico se ha gastado más, y sus partidarios no extienden ningún crédito.

El punto de esta discusión es que el propósito de la comunicación es dar información al receptor. Por lo tanto, el contenido y el estilo de cualquier comunicación debe ser algo que es significativo e interesante para el receptor. Contenido que es de interés para el transmisor puede ser la información que el receptor debe tener, pero la responsabilidad recae en el transmisor para transmitir al receptor por lo que necesita saber. Si el transmisor sólo transmite la información que es interesante para él, no hay garantía de que será recibido.

Establecer procedimientos y directrices para la comunicación

Puesto que la comunicación efectiva requiere de una planificación importante, el equipo tiene que hacer una planificación significativa. Todo esto está documentado en el
plan de comunicación. Como se mencionó anteriormente, el equipo necesita documentar lo que hay que comunicar, por quién, a quién, cuándo, cómo y por qué. Y en la determinación de las respuestas a estas preguntas, el equipo tiene que tener en cuenta la mentalidad y el estilo del receptor(s) de cada comunicación. Una de las mejores herramientas para la planificación de las comunicaciones es una comunicación de matriz. No es necesario el uso de una matriz de este plan, pero cuando las comunicaciones no son excesivamente complejos, la creación de una matriz puede ser relativamente sencilla, y ofrece la herramienta concisa pero clara documentación.

Es conveniente tambien para docuemtnar algunos de los procesos, formatos o muestras de cualquier tipo de comunicación que claramente no puede ser entendido por todos los remitentes.

Un método común de la comunicación es la celebración de reuniones. Como en las reuniones en que se permite la comunicación y las decisiones, no hay sigue habiendo una falta de comprensión de cómo utilizarlos con mayor eficacia. En particular en un entorno de proyecto, donde el tiempo es generalmente muy escaso, es muy importante para el equipo a utilizar cada minuto productivamente. Esto puede ser hecho en las reuniones, siempre y cuando la reunión es planeada. Sin embargo, la planificación debe hacerse con cuidado, con una reflexión sobre los temas que se cubiertos, las personas que deben asistir, la secuencia óptima de eventos, y el tiempo requerido. Hay una serie de técnicas establecidas para ello, que se diferencian unas de otras un poco, pero todos tienen el objetivo de que el reunión productiva, agradable y que vale la pena para todos los involucrados.
 

El primer paso es la planificación de reuniones. El presidente de la reunión debe
pensar cuidadosamente en los detalles antes mencionados. Él puede hacer esto por sí solo, o con algunos miembros del equipo, o con alguien cuya función específica es la reunión facilitación. Volveremos al facilitador más tarde. Comience con el propósito de la reunión. 

Decide sobre la finalidad general de la reunión, y el objetivos a cumplir - al igual que nosotros para los proyectos. Esto le dará un marco para el resto de la planificación. Entonces pensar cuidadosamente los pasos que se necesarias para alcanzar los resultados deseados. Esto lleva tiempo, y algunos graves pensamiento. Se está muy lejos de la lista un conjunto de temas y enviarlos en un e-mail a un grupo de personas.

La idea es que con una planificación adecuada, la reunión pueda fluir bien, con los asistentes con toda la información que necesitan en cualquier punto dado en la reunión, ya sea porque la han traído con ellos, o porque ya ha sido cubierta durante la primera parte de la reunión. El programa puede ser elaborado a partir de cada paso que se introducen en la orden del día en el orden en que deben producirse. Por lo tanto, el primer paso en la elaboración de la agenda es determinar el propósito de la reunión y el objetivo. El paso 2 es una lista de los artículos que deben ser cubiertos, en el orden en que deben abordarse de manera  que todos estén debidamente informados. Sin embargo, la preparación del programa no termina aquí. A continuación, el equipo de planificación debe identificar el propósito de cada elemento de la lista, y decidir quién sería la mejor persona para manejar ese tema para lograr los resultados deseados. Entonces tienen que decidir cuánto tiempo sería necesario para completar cada ítem correctamente. En efecto, la planificación del equipo piensa que a través de toda la reunión, punto por punto, para asegurarse de que tienen las cosas alineadas correctamente, con todo incluido, todas las personas correctas en la asistencia, y la cantidad de tiempo permitido para hacer frente a cada elemento. También deberían considerar el hecho de que hay algo de sobrecarga requerida también. Las personas pueden no estar todos sentados en la sala a la hora de inicio designado, por lo que debería ser un elemento que aparece en primer lugar que lo permita. También deben asegurarse de obtener retroalimentación de los asistentes, con el fin de planificar mejor la siguiente.

¿La gente está en el hábito de asistir a las reuniones a tiempo? Si no, no están respetando el tiempo de los demás. Hacer reuniones por lo general comienzan en el tiempo? Si no, las sillas no están respetando el tiempo de los que están allí, esperando. Si la cultura corporativa no es una incorporación tal sentido, el PM puede ser que desee crear una cultura para su equipo de trabajo, con el fin de ayudar a comprender que sean respetados.

Pero no estamos listos todavía. Una vez que el programa ha sido establecido, los planificadores deben ponerse en contacto con todas las personas que se desempeñan papeles de importancia, como hacer una presentación, o actuar como un tomador de notas, para asegurarse de que puede asistir a la reunión, y que estén preparados y capaces de asumir la responsabilidad.

En una reunión se  debe contemplar lo siguiente:

·         Presidir una reunión

·         Cronometrador

·         Tomador de notas

·         Escriba

·         Facilitador

El presidente de la reunión es generalmente el director del proyecto, para las reuniones del proyecto, pero esto no tiene por qué ser siempre el caso. Si la reunión se centra en un área de proyectos específicos, tal vez el principal de esa zona, presidirá la reunión.

A veces, una parte interesada, tales como el cliente, convoca a una reunión y luego alguno de los interesados ​​actúa como presidente. En las reuniones formales, que siguen las reglas estructuradas, tales como las Reglas de Robert, el presidente desempeña el papel específico de la dirección de la reunión, y por lo general no vota a menos que haya una necesidad, como para romper un empate. Incluso si la reunión no se sigue estrictamente las reglas estructurales, la silla debe controlar la reunión, asegurando que los temas se tratan como estaba previsto, el comportamiento de los participantes es apropiado, y los objetivos que se reunió con los puntos de acción claros que se especifica y se les asignará. La silla puede participar en el debate, pero debe mostrar una mente abierta y actitud, no estar empujando a los participantes hacia sus propias conclusiones.

El cronometrador juega un papel muy importante en las reuniones. Esta persona asegura que cada elemento se inicia y termina en el momento indicado. Esto incluye el avance de los asistentes previo aviso de la llegada de la hora de finalización. Habrá momentos en que la discusión de un tema realmente debe continuar porque los participantes sienten que no pueden alcanzar el resultado deseado en el tiempo restante. El cronometrador se enfrenta con un problema, ya que este afecta a la relación con los temas restantes. Se debe preguntar, en el momento de la decisión, la opción que el grupo desea elegir. Se puede terminar el relación con el tema a la hora especificada, y establecer un tiempo más tarde, en el que se volver a reunirse para continuar la discusión. Podrían permitir que el elemento que se ejecutan durante un tiempo determinado adicionales. Pero esto significa que luego tendrá que decidir qué hacer con el impacto en el orden del día. Se puede extender el final de la reunión tiempo, y sólo se mueven los tiempos para los elementos restantes de vuelta por la cantidad de desbordamiento de tiempo. O bien, pueden reducir el tiempo de un artículo próximo, o posponer uno de esos artículos a otro tiempo. Aunque bien podría ser necesario ampliar el tema, cada una de las consecuencias tiene u  impacto de los asistentes, y si este impacto es un problema, hay que mencionar en el informe de evaluación de reuniones, para facilitar una mejor planificación para futuras reuniones.

El papel de la persona que toma apuntes es documentar el curso de la reunión de manera clara y más tarde, la elaboración del acta. Actas de la reunión no debe ser escrito como una novela. Que debe ser conciso y claro. Se debe mencionar todos los de la agenda, que muestra los principales resultados, y la identificación de todos los elementos de acción, con los nombres de las personas responsables de los mismos, y las fechas de vencimiento. Antes de minutos han finalizado, se debería distribuir a los asistentes en forma de borrador para su aprobación. En algunos casos todos los asistentes deben ser consultados para identificar los errores o omisiones, en otros sólo algunas personas clave participen en este proceso. Una vez que el Acta ha sido aprobada, se convierten en el registro oficial de la reunión, y la silla deben dar seguimiento a los puntos de acción hasta que todos hayan terminado.

La función del escribano es diferente de la de la persona que toma apuntes. La escribano escribe cosas en tiempo real, en una pizarra, pantalla de la computadora, o padboard, de los asistentes para ver cómo avanza la reunión. Esto puede ser muy útil cuando el grupo está discutiendo un tema, o la elaboración de planes, de mantener todos los de la información disponible.

Una reunión puede o no puede tener un facilitador, y el facilitador puede o  no puede ser un miembro del equipo del proyecto. Esto es un no-esencial, pero a menudo el papel es muy valioso. El papel principal del facilitador es la de actuar como una parte neutral en la reunión, para ayudar a mantener el foco de discusión sobre el tema en discusión, y de hacer preguntas que se abrirá la amplitud de los puntos de vista sobre el tema que se discute. El facilitador puede hacer las preguntas difíciles que los miembros del equipo no quieren hacer, o las preguntas tontas que la PM no quiere hacer, o algunas de las preguntas profundas que no se produzcan en los miembros del equipo, simplemente porque están tan cerca de la acción.

Además, si el presidente de la reunión le gustaría participar en algunas de las discusiones, es más apropiado para que renuncie al papel de la silla durante estas discusiones, con el fin de tomar partido. Esto deja el puesto de presidente temporal vacante, y el facilitador es una persona adecuada para llenar como se mencionó anteriormente, cuando hay un facilitador, lo más apropiado es que esta persona trabajar con el presidente de la reunión para planificar la reunión. Para algunos de estos roles, es más apropiado para alguien de fuera del equipo como un facilitador, permitiendo que los miembros del equipo a participar en sus funciones regulares.

Antes de la reunión el presidente también debe confirmar que la gente en estas  funciones generales están planeando asistir a la reunión, y dispuesto a asumir la funciones específicas. También debe aclarar si o no tienen que venir preparado.

Tenga en cuenta que se incluye toda la información que se sugiere en la planificación. Los asistentes podrán ver todos los detalles respecto a la administración de la reunión junto con el contenido de la información.

Después de cada reunión debe haber documentación distribuida a todos los que asistieron. A menos que haya material confidencial en los minutos evitando que de ser más ampliamente disponible, esta información también debe ser compartida con los actores que habría un deseo o una necesidad de saber.
 

Todas las actas de las sesiones se deben presentar con la documentación del proyecto para referencia durante y después del proyecto. De hecho, mirando a través de la discusión anterior, es evidente que una reunión es esencialmente un proyecto en sí mismo. Todos los de la misma disciplina necesidad de la planificación y ejecución del proyecto es necesario para celebrar reuniones, para contar con las razones.

Las Personas

En esta sección hablaremos de la importancia o influencia que tienen las personas que forman parte de un proyecto.

Las personas son capaces de:

-       Lograr el éxito del proyecto

-       Hace el proyecto

-       Los problemas del proyecto

-       Que sea agradable o difícil la convivencia con el equipo del proyecto

En primer lugar vamos a ver el entorno en que trabaja el equipo.

Las organizaciones que ya tienen una estructura, y el trabajo del proyecto es continuación superpuesta sobre dicha estructura. Tenemos que entender la estructura de la organización desde la perspectiva del proyecto con el fin de tener en cuenta los tipos de problemas que pueden ocurrir, y para entender el equipo puede aprovechar sus puntos fuertes.

Liderazgo, una característica clave de un gerente de proyecto exitoso, es analizado. A continuación se mostrara la importancia de la formación de equipos para el éxito del proyecto. Otro de los aspectos centrales de la gestión del proyecto es la motivación. Los miembros del equipo deben estar motivados para llevar a cabo los niveles óptimos, a veces más largos períodos de tiempo, y a menudo con la interferencia de sus habituales departamentos con demandas adicionales o incluso en conflicto.

Estructura de la organización para proyectos

En cualquier organización hay una estructura de organización existente.
 

Tradicionalmente las empresas se han organizado a lo largo de líneas funcionales, pero más recientemente, las empresas se han estado moviendo hacia una organización sobre la base de grupos de trabajo en los proyectos. Casi todas las empresas que tienen actividades que se encuentran en la categoría de las operaciones en curso, donde las cosas son relativamente bien definidas, y por lo general no cambian significativamente con el tiempo: estas actividades están mejor sustentadas por una organización de orientación funcional. Al mismo  tiempo, el desarrollo de algo nuevo o hacer cambios significativos suele ser mejor realizado por un equipo orientado a proyectos. Cierto grado de híbridos estructura, entonces, se puede encontrar en casi cualquier empresa. En todos menos en una organización totalmente orientada a los proyectos, los miembros del equipo deben seguir informando a sus supervisores de costumbre.

 

1.            ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

En una estructura puramente funcional, la gente está en las posiciones definidas en la jerarquía, la presentación de informes a su supervisor de costumbre, en sus departamentos normal. No hay jefe de proyecto en esta estructura, por lo que el centrarse en hacer proyectos es bastante bajo. Esto es por lo general una estructura muy ineficiente para llevar a cabo los proyectos. La comunicación en general, los flujos de los caminos de gestión, a través de y abajo, por lo que el proyecto de comunicación puede ser pobre especialmente si hay muchos grupos funcionales involucrados. Los miembros del equipo pueden no ser conscientes de las metas y objetivos, o incluso de la obra y la evolución de otros departamentos.

Es difícil imaginar una organización más jerárquica por definición de los militares. Sin embargo, el ejército ha sido instrumental en avance de la ciencia de la gestión de proyectos, y en realidad era la fuente de gran parte del software de gestión de proyectos temprana.

El ejército lleva a cabo una enorme cantidad de proyectos, desde el desarrollo de armas elaboradas, hasta en los detalles de las operaciones de combate, que en realidad son una serie de proyectos relacionados con entornos peligrosos y cambiando rápidamente. Curiosamente, el rango no es un factor importante en la selección de la PM y la ejecución del proyecto, los proyectos muy grandes son manejados de una manera más formal, con funcionarios especializados en la gestión de programas en ejecución de las cosas, pero incluso en este caso, directamente inter funcionales, la comunicación es clave en el proyecto.